继政发[2020]5号

关于2020年秋季函授站（点）毕业生

离校手续有关事项的通知

各函授站（点）：

2020年秋季应届毕业生办证工作即将开始，各函授站（点）需高度重视毕业生办证工作，确保毕业生数据的真实性、准确性及完整性。要求如下：

一、各函授站（点）及时在QQ群文件下载数据，认真核对应届毕业生数据，集体办理离校手续。

二、各函授站（点）严格按我院教学管理办公室、学籍管理办公室的要求格式上报毕业生数据及纸质材料。

三、各函授站（点）认真落实应届学生毕业档案的制档工作，档案随同毕业生领取证书时一同发放。

四、原注册在我校的自考助学学生，因自身原因转入成人教育系列的学生离校手续一律由学生本人自行办理，各函授站（点）不得代办，一经发现将严肃处理。

五、学历电子照片各函授站（点）联系新华图片社上传，返回的纸质照片交学籍管理办公室用于毕业证书张贴。

各函授站（点）自接到通知之日起开始办理2020年秋季毕业生办证工作，离校手续办理时间:2020年5月28日至2020年6月8日，逾期不予办理，责任自负。

湖北文理学院继续教育学院

　　　　　　　　　　　　　　　　二O二O年五月六日

附各项工作具体要求：

一、离校手续。离校手续单一份（离校手续流程单在群共享下载），附毕业生名单（加盖单位公章）一式６份，分别交教学管理办公室、院综合办公室、招生办公室、计财处、学籍管理办公室（加盖学校计财处收费章），函授站点存档1份。电子档以“函授站点名称（全称）”加“2020秋季毕业生名册”命名，如“枣阳教育局函授站2020秋季毕业生名册”。

二、需上报教学管理办公室的材料。

（１）毕业生成绩总册。毕业生成绩总册纸质一式2份（加盖公章、交教学管理办公室1份，站点存档1份，统一Ａ4纸打印）。成绩总册模板在群共享下载，按教学规定的课程统一格式分层次上报。毕业生成绩总册电子档要求；每个层次一个电子档，不同专业在表内以“工作薄”的形式区分（一个专业一个工作薄）。

（２）毕业生档案。A、《成绩单》每人1份，模板在群共享下载（确保与成绩总册分数对应）教学管理办公室加盖成绩专用章生效; B、《考生信息表》根据招生管理办公室要求上交毕业生名单并联系打印《考生信息表》加盖招生管理办公室公章; C、《毕业生登记表》每人一份，函授站点安排毕业生填好（信息填写完整，字迹清晰，张贴照片）报教学管理办公室审核并交院综合办公室复查及盖章；D、档案袋封面需填写完整，装入以上材料（A、B、C）密封后随毕业证一同发放给毕业生。

（３）毕业论文。毕业论文需按“毕业论文格式及要求”撰写，毕业论文格式及要求在群共享下载；本科层次的毕业生需将定稿的纸质论文一份交函授站点存档备查，毕业论文电子档以“毕业生姓名”加“论文题目”命名存档，如：张伟（浅析诸葛亮形象）。所有论文电子档汇总后，各函授站点打包交教学管理办公室存档。各函授站点需认真组织好毕业生结业考试及论文答辩工作，填写好“毕业论文成绩评定表”（一人一份），结业考试考生试卷及“毕业论文成绩评定表”各函授站点存档备查。

（４）毕业生照片。毕业生照片电子档以身份证命名的JPG格式存档，照片规格按新华图片社要求执行，汇总后留各函授站点存档。纸质照片交两张两寸照片到学籍管理办公室。

（５）教学计划执行材料。对应毕业生各专业、层次需整理好毕业生在校学习期间每学期的课表一套，加盖公章交教学管理办公室存档。

所有电子档文件在教学管理办公室核准认可后刻录光盘上交存档。

三、离校手续单（附毕业生名册必须加盖计财处公章）全部办理完毕后交学籍管理办公室作为本次办证领证工作的依据。

各函授站点上交材料清单

各部门联系人： 教学管理办公室：0710-3233162（李老师）

学籍管理办公室：0710-3230238（谌老师）

招生管理办公室：0710-3592318（刘老师）

综合办公室：0710-3233771（曾老师）

学校计财处：0710-3590709（吴会计）